Якщо у Вас складний проєкт (а простих проєктів не буває) і немає глосарію, Ви будете повертатись до теми спільного розуміння визначень весь час, від старту проєкту до передачі на підтримку, і навіть то ще, курва, не кінець.
Хочете бути щасливим і рухатись вперед і рухати вперед Ваші проєкти – організуйте ведення належним чином глосарію.
За свою практику я занадто часто стикаюсь з відсутністю (частковою, або повною) глосарію на проєктах.
А знаєте, що ще гірше відсутності глосарію? Це наявність неякісного глосарію: критерії якості при створенні його не дотримані, інформація не оновлена, не повна, або не акцептована ніким, а може і не коректна, оскільки ніким не погоджена. Тоді сенсу у цьому глосарії рівно 0. І всі втрати ресурсів, які пішли на створення глосарію – не принесли доданої вартості ні Вам, ні Клієнту. Це 100% втрати, втрати людей, які це робили, Ваші втрати, коли Ви намагалась розібратись у ньому, втрати Команди. Це я називаю Фільчиною грамотою, або роботою для галочки.
Дуже багато разів я стикалась з тим, що вже на пізніх стадіях проєкту, робоча група не може дійти згоди у базових, і здавалось би фундаментальних речах і на нарадах я чую фрази типу: «треба нарешті завести глосарій». Далі тих фраз діло не йде.
Чому ж так?
Чому так важко просто взяти і почати вести глосарій?
Чому важко продовжити вести глосарій, особливо дотримуючись всіх принципів якості?
І чи потрібно його вести, і якщо так, то як?
Розбираємось у статті.
Були проблеми з розумінням термінології в проєкті?
Тааааак!
Ніііііііі!
Зміст:
1) Що таке глосарій?
2) Цінність глосарію
3) 2 основних правила ведення глосарію
4) Критерії якості глосарію
5) Checklist найкрутішого глосарію + Шаблон найкрутішого глосарію
1) Що таке глосарій?
Частою причиною конфліктів у розробці вимог до програмного продукту є те, що спеціалісти, які беруть участь у процесі розробки і стейхолдери, по-різному тлумачать терміни. Щоб уникнути цих конфліктів, необхідно, щоб усі, хто бере участь у процесі розробки, мали однакове розуміння використовуваної термінології. Тому всі відповідні терміни повинні бути визначені в загальному документі - Глосарії.
Глосарій — це набір визначень термінів, які мають відношення до системи і проєкту, який може містити такі елементи:
Технічні терміни, що залежать від контексту
Повсякденні поняття, які мають особливе значення в даному контексті
Скорочення та акроніми
Синоніми, тобто різні терміни з однаковим значенням
Омоніми, тобто однакові терміни з різним значенням (омонімів слід уникати взагалі)
Пам’ятаєте з дитинства цю картинку?
Глосарії є основним засобом встановлення спільного розуміння термінології, яка використовується під час розробки системи: вони допомагають уникнути того, щоб люди, залучені як зацікавлені сторони або розробники, використовували та тлумачили ті самі терміни по-різному.
2) Цінність глосарію
Узгоджені визначення
Визначивши значення термінів, можна значно підвищити зрозумілість вимог.
Важливо!!! Непорозумінь і різного тлумачення термінів, які можуть призвести до конфліктів, можна уникнути з самого початку. (Та шо ви таке кажете???)
Повторне використання записів глосарію
Часто в різних проектах використовуються терміни схожі між собою або фактично ідентичні. Це може бути, наприклад, коли одна система розроблена для різних клієнтів, але в межах одного домену. У цьому випадку слід повторно використати вже існуючі записи глосарію. Можливо навіть буде реально визначити такі терміни в універсальному міжпроектному глосарії. Додаткові зусилля зі створення такого глосарію окупляться в майбутніх проектах. (Та припиніть!!!)
Для певних доменів колекції визначень термінів уже існують і є загальнодоступними. Вони можуть слугувати основою для визначення конкретних глосаріїв. Наприклад, у [IEEE 610.12-1990] визначені типові терміни програмної інженерії (https://ieeexplore.ieee.org/document/159342).
3) 2 основних правила ведення глосарію
Є кілька основних правил, які керують створенням, використанням і обслуговуванням глосарію в проекті розробки системи.
1. Створення та підтримка. Щоб гарантувати, що термінологія, визначена в глосарії, є узгодженою та завжди актуальною, життєво важливо, щоб глосарій керувався та підтримувався централізовано протягом усього проекту, при цьому за глосарій відповідала б одна особа або невелика група. Під час визначення термінів важливо, щоб зацікавлені сторони були залучені та узгодили термінологію.
2. Використання. Щоб отримати повну користь від глосарію, його використання має бути обов’язковим. Робочі продукти слід перевіряти на належне використання глосарію. Очевидно, це означає, що кожен, хто бере участь у проекті, повинен мати доступ для читання глосарію.
Коли організація розробляє пов’язані системи в кількох проектах, має сенс створити глосарій на рівні підприємства, щоб досягти узгодженої термінології в проєктах.
Створення, підтримка та постійне використання глосарію дозволяє уникнути помилок і непорозумінь щодо використовуваної термінології. Робота з глосаріями є стандартною найкращою практикою в процесі інжинірингу вимог.
4) Критерії якості глосарію
Глосарій має бути централізованим: у будь-який час має бути лише один дійсний глосарій по проєкту, до якого має бути централізований доступ.
Відповідальність має бути чітко визначена: одна конкретна особа має бути призначена підтримувати глосарій і забезпечувати дотримування процесу ведення глосарію і його актуальність. Ресурси, необхідні для виконання цього завдання, повинні бути включені в план проекту.
Глосарій необхідно підтримувати протягом усього проекту: щоб гарантувати, що глосарій є узгодженим і оновленим, він повинен підтримуватися протягом усього проекту особою, на яку було покладено цю відповідальність.
Глосарій має бути загальнодоступним: визначення термінів мають бути доступні для всього задіяного персоналу. Тільки так можна забезпечити загальне розуміння термінів.
Використання глосарію має бути обов’язковим: весь залучений персонал повинен бути зобов’язаний використовувати виключно терміни та визначення термінів, як вони були визначені в глосарії.
Глосарій повинен містити джерела термінів: для того, щоб мати можливість вирішувати питання та проблеми в будь-який час протягом проекту, має бути можливість визначити джерело терміну.
Зацікавлені сторони повинні узгодити глосарій: лише зацікавлені сторони можуть надійно підтвердити операційні визначення для контексту свого проєкту. Кожне визначення має бути підтверджене зацікавленими сторонами або їх представниками. Крім того, окремі визначення термінів у глосарії мають бути чітко затверджені. Це схвалення свідчить про те, що відповідний термін правильний і його використання є обов'язковим.
Записи в глосарії повинні створюватись по певному шаблону: Усі записи в глосарії повинні бути структуровані аналогічно. Щоб підтримувати узгоджену документацію, доцільно використовувати шаблон для визначень. Окрім визначення та значення терміну, у шаблоні мають бути вказані можливі синоніми та омоніми.
5) Checklist найкрутішого глосарію + Шаблон
Як бачимо з цієї статті, яка базується на інформації поданій у Handbook for the CPRE Foundation Level according to the IREB Standard, та досвіді автора, очевидно, що глосарій – то є крута і необхідна штука.
Чому ж тоді, знаючи цю всю інформацію, до сих пір мало хто веде і підтримує глосарій?
І як зробити так, щоб глосарій прижився у Вашому проєкті?
Крок №1. Необхідно провести робочу зустріч, на якій ініціювати ведення глосарію, і чітко визначити:
-Мету введення глосарію.
Всі учасники проєкту мають зрозуміти для чого це робиться (для цього можна привести пару-тройку прикладів на тему: як ми вже два-три тижні топчемось по колу, бо не можемо зрозуміти термінологію. Впевнена, у вас буде багато таких прикладів)
-Місце, де буде розташований глосарій проєкту (розділ у Сonfluenci, або посилання на загальнодоступний файл, тощо). Доступ до цього файлу необхідно надати всім учасникам проєкту.
- Відповідальну особу, яка буде наповнювати глосарій і підтримувати його актуалізацію
- Шаблон глосарію і структуру глосарію ( він може мінятись з часом, доповнюватись різними атрибутами, тощо)
- Критерії, за якими терміни потрапляють у глосарій (якщо Ви і Ваша молода команда є дуже великими професіоналами, то не треба розшифровувати такі слова як ПЗ, ДСТУ і EBITDA, але, наприклад, такі професійні вузькопрофільні доменні визначення як: фізичні гектари, технологічні гектари, фізична вага, фізична вага в перерахунку на умовні тони, квота, лот, бюджетний план, стратегічний план, оперативний план, виробничі лінії, планова потужність лінії, і багато іншого варто зафіксувати (приклад термінів взято з домену Агро).
Чому я кажу, що деякі терміни, які ми вже добре знаємо не потрібно розшифровувати? Тому що я не хочу, щоб ви впадали в крайності, і почали описувати підряд, те що очевидно і достеменно всім нам відомо. Завжди треба прислухатись до здорового глузду. Вам завжди треба буде балансувати між бюрократією і тим, що дійсно приносить цінність. І від того, чи ви знайдете цей баланс (не тільки у побудові глосарію) залежить успіх Вашого проєкту.
- Власна термінологія - дуже важливо фіксувати терміни, які Ви самі породжуєте в моменти реінжинірингу процесів і безкінечних брейнштормінгів. Вам все одно треба буде витратити час для того, щоб сформулювати визначення цього терміну при демонстрації користувачам, і інструкції до функціоналу, тому краще це робити відразу по свіжій пам’яті.
Важливо!!! Щоб зменшити зусилля з узгодження термінів, доцільно почати зі створення глосарію на ранніх стадіях проекту. І все таки, "краще пізно, ніж ніколи".
- І саме важливе - Вам потрібно узгодити процес. Процес, який визначає, як терміни потрапляють у глосарій. Це один із самих важливих пунктів, тому що саме від розуміння цього процесу і залежить успіх ведення глосарію. Який DFD (Definition of Done) кожного визначення у глосарії? Хто зі Стейкхолдерів має акцептувати коректність терміну?
Цей процес не є складним, але варто його проговорити і зафіксувати для повного розуміння всіма учасниками проєкту.
Крок №2. "аби руки і охота, буде зроблена робота"
Література:
1. Handbook for the CPRE Foundation Level according to the IREB Standard
P.S. Хочу наголосити, що глосарій це всього лише один крок успішного ведення проєктів, виявлення вимог і таке інше. Хочеш знати більше - приходь до мене на курс "Фундаментальні основи бізнес-аналізу".
Comments